Wissenstransfer mit KI: Know-how sichern, bevor es zur Tür hinausgeht

„Das wertvollste Wissen eines Unternehmens steht in keinem Handbuch“, sagt Prof. Dr. Marc Drüner, Gründer und Geschäftsführer des Berliner Unternehmens eduBITES. Als Wissenschaftler hat er immer wieder erlebt, wie viel Wissen in den Köpfen erfahrener Beschäftigter steckt – als Unternehmer, woran klassisches Wissensmanagement häufig scheitert: Dokumentation kostet Zeit, und kaum jemand liest die Ergebnisse. 

Mit generativer KI hat sich das geändert. Sie ermöglicht, Wissen im Gespräch zu erfassen, automatisch zu strukturieren und nutzbar zu machen. Genau darauf hat sich eduBITES mit seinen sogenannten Knowledge Sprints spezialisiert.

In den kurzen, strukturierten Experteninterviews stellt die KI Fragen, hakt nach und bittet um konkrete Beispiele. „Diese Fragen nach konkreten Situationen, Ausnahmen und Faustregeln holen das Erfahrungswissen hervor, das Menschen gar nicht als Wissen wahrnehmen, weil es für sie selbstverständlich ist“, erklärt Drüner. 

„Danach wird es in nutzbare Formate übersetzt: kompakte Lernhäppchen, Checklisten, Erklärvideos oder Podcasts“, so Drüner. In einem digitalen Knowledge Hub stehen die gewonnenen Informationen den Beschäftigten dann zur Verfügung. Mitarbeitende können dort Fragen stellen, wie: „Wie gehen wir mit Reklamationen bei Kunde X um?“ und bekommen eine Antwort aus dem Erfahrungsschatz.

KI kann außerdem Wissenslücken aufdecken. „Werden mehrere Personen befragt, erkennt die Analyse, welche Themen nur eine Person beantworten kann, wo sich Aussagen widersprechen und wo niemand eine Antwort hat“, erklärt Drüner. So entsteht eine Art Landkarte der Wissensrisiken und Unternehmen erkennen, wo sie bei der Wissenssicherung ansetzen müssen.

Auch für kleine Betriebe ist KI-gestützte Wissenssicherung praktikabel. Eine eigene IT-Abteilung braucht es dafür nicht, ein Laptop oder Smartphone genügt. „Ein Einstieg mit wenigen Knowledge Sprints für die wichtigsten Wissensträger ist im einstelligen Tausenderbereich möglich“, sagt Drüner. 

Sein Rat: „Klein anfangen, aber jetzt anfangen.“ Unternehmen sollten zunächst die drei bis fünf Personen identifizieren, deren Ausfall die größten Wissenslücken hinterlassen würde. Wie abhängig ein Betrieb von einer einzigen Person sein kann, zeigt die Geschichte der Berliner LAT Gruppe.

Als ihr Vater 2015 überraschend an einem Herzinfarkt starb, übernahmen Larissa Zeichhardt und ihre Schwester Arabelle Laternser die Führung der Berliner Elektromontagefirma LAT Gruppe mit rund 100 Beschäftigten. Ihr Vater hatte das Unternehmen stark auf seine Person zugeschnitten: Die meisten Entscheidungen liefen über seinen Schreibtisch, sogar wichtige IT-Passwörter kannte nur er.

Obwohl ihr Vater über eine mögliche Nachfolge nicht sprechen wollte, waren die vier Schwestern nicht unvorbereitet. „Wir haben quasi Was-wäre-wenn gespielt“, erzählt Zeichhardt. Ein solches Durchspielen möglicher Krisensituationen und das Erstellen eines Notfallplans empfiehlt Zeichhardt auch anderen Unternehmen, denn als der Ernstfall eintrat, gab ihnen der Plan Orientierung. „Wir mussten vom ersten Tag an den Beschäftigten Sicherheit vermitteln – und das, obwohl wir selbst gar keine Sicherheit hatten“, erinnert sie sich.

Eine wichtige Erkenntnis aus dieser Erfahrung: Ein Unternehmen darf nicht zu stark von einer einzelnen Person abhängen. „Wir haben uns breiter aufgestellt. Wir sind jetzt fünf Führungskräfte und haben die Abteilungen mit mehr Kompetenzen und Verantwortung ausgestattet“, erklärt Zeichhardt. 

Wissen wird bei der LAT Gruppe auch digital festgehalten. Eine App unterstützt die Arbeit auf Baustellen, KI kommt unter anderem bei der Videoüberwachung zum Einsatz. Ein digitales Kabelkataster hält fest, wo Kabel verlegt werden. „Gerade bei größeren Innovationsprojekten kann ich anderen Unternehmen nur empfehlen, mit Hochschulen zusammenzuarbeiten“, sagt Zeichhardt. So erprobt die LAT Gruppe beispielsweise gemeinsam mit der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen den Roboterhund Spot, der Tunnel filmt und dokumentiert. 

Sicher ist für Zeichhardt: KI kann die persönliche Wissensübergabe nicht ersetzen. Gerade im Handwerk sei das praktische Lernen von Handgriffen unverzichtbar. „Den Handschlag mit dem langjährigen Kunden, das Gespür für Mitarbeitende, die Autorität in der Übergangsphase: Das muss persönlich übergeben werden“, sagt auch Marc Drüner.

Entscheidend ist auch die Unternehmenskultur. „Vor der KI kommt noch was ganz anderes, nämlich die Menschen“, sagt Zeichhardt. Auch junge Beschäftigte und Praktikanten bringen ihre Erfahrungen und Ideen ein. Zeichhardt selbst lässt sich von Mitarbeitenden zeigen, wie Geräte funktionieren. Dabei entstehen Gespräche, in denen ganz nebenbei Wissen weitergegeben wird.

Für Zeichhardt ist Unternehmensnachfolge ein kontinuierlicher Prozess. „Wer früh Verantwortung überträgt, ermöglicht anderen, Erfahrungen zu sammeln und in neue Aufgaben hineinzuwachsen“, sagt sie. Die 2018 mit dem Next Generation Award ausgezeichnete Unternehmerin hat sich inzwischen aus dem operativen Tagesgeschäft zurückgezogen und bereitet aktuell die Nachfolge eines langjährigen Mitarbeiters vor. 

Auch Drüner rät, frühzeitig anzufangen: „Mit fünf Jahren Vorlauf lässt sich Wissen systematisch übertragen. Mit fünf Wochen bleibt nur noch die Notfallsicherung.“ KI kann dabei helfen, Wissen verfügbar zu halten. Die Verantwortung für die Übergabe bleibt bei den Menschen.