Wissenstransfer im Unternehmen: So bleibt das Wissen von Fachkräften im Betrieb

Ein solches Szenario findet sich immer häufiger in deutschen Unternehmen. Die Zahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die sich in den Ruhestand verabschieden, steigt deutlich. Laut IHK-Fachkräftemonitor verlassen bis 2035 rund 439.000 Erwerbstätige den Berliner Arbeitsmarkt, während deutlich kleinere Jahrgänge nachrücken.

Schon 2026 sind mehr als 46.000 Stellen unbesetzt. Bis 2035 könnte ihre Zahl auf rund 130.000 steigen. Rechnerisch bliebe dann etwa jede 18. Stelle unbesetzt. Unternehmen konkurrieren schon jetzt um gut ausgebildetes Personal und müssen sich auf eine höhere Fluktuation einstellen.

Was können Betriebe tun, damit das Know-how ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht verloren geht? Gefragt sind vorausschauendes Handeln und ein strukturierter Prozess.

Im akuten Fall fehlt oft die erste Orientierung: Wie steigt man schnell ins Thema ein, und welche Methoden helfen, das Wissen einer Fachkraft zu bewahren, die in wenigen Wochen nicht mehr im Unternehmen sein wird.

Beim Wissenstransfer geht es um zwei Arten von Wissen:

• Explizites Wissen lässt sich aufschreiben, etwa Arbeitsabläufe, Arbeitsanweisungen oder Zugangsdaten zu Systemen.
• Implizites Wissen steckt dagegen in den Köpfen: individuelle Routinen, die die Arbeit erleichtern, Erfahrungswerte oder der richtige Umgang mit schwierigen Kunden.

Gerade das implizite Wissen geht beim Weggang einer Fachkraft schnell verloren, weil es oft niemandem bewusst ist. Für beide Wissensarten braucht es deshalb unterschiedliche Methoden.

Zuallererst gilt es, einen formalisierten Prozess einzuführen. In vielen Betrieben, insbesondere in inhabergeführten Unternehmen, basieren Arbeitsschritte oder Abläufe auf informellem Erfahrungswissen, das beim Weggang einer Fachkraft verloren zu gehen droht. Deshalb rät die IHK Berlin zur sorgfältigen Dokumentation von Wissen und Informationen.

Damit dies gelingen kann, sollte das Dokumentieren so leicht wie möglich gemacht werden. IT-basierte Lösungen wie Wikis und Datenbanken können dabei helfen. Genauso nützlich sind Austausch- und Lernformate, die im Unternehmen zentral zugänglich sein sollten, um zum Beispiel Antworten auf häufige Fragen bereitzustellen oder Erkenntnisse aus früheren Problemen festzuhalten.

Je präziser, barrierefreier und ansprechender die Informationen aufbereitet sind, desto besser eignen sie sich auch als Lernmaterial für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Beim Aufbau eines langfristigen Wissensmanagements ist die Auswahl einer passenden Software wichtig. Genauso wichtig ist allerdings die Pflege und Weiterentwicklung der Inhalte.

Welche Methode passt, hängt davon ab, welches Wissen gesichert werden soll und wie viel Zeit bleibt:

Bei Lerntandems arbeiten erfahrene und neue Beschäftigte eine Zeit lang zusammen, sodass Wissen im Arbeitsalltag weitergegeben wird. Beim Expert Debriefing oder Exit Interview wird das Wissen einer ausscheidenden Person in einem strukturierten Gespräch erfasst und dokumentiert.

Um Unternehmen beim Wissenstransfer zu unterstützen, hat die IHK Berlin ein Angebot entwickelt: die kostenfreie IHK-Checkliste Wissenssicherung. In Zusammenarbeit mit Berliner Unternehmerinnen und Unternehmern entstanden, führt sie als digitale Schritt-für-Schritt-Anleitung in fünf Schritten durch den Prozess. Sie richtet sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen.

Die Checkliste hilft dabei,

• kritisches Unternehmenswissen zu identifizieren,
• Risiken bei Wissensverlust einzuschätzen,
• geeignete Maßnahmen zur Wissensweitergabe auszuwählen und
• diese zu planen und umzusetzen.

Für das implizite Wissen bietet sich ein Übergabegespräch an, in dem die ausscheidende Fachkraft ihre Routinen und Erfahrungen weitergibt. Hierfür ist ein Gesprächsleitfaden als Vorlage enthalten. Den Zugang zur Checkliste erhalten Unternehmen, nachdem sie ein kurzes Formular auf der IHK-Website ausgefüllt haben.

Um Unternehmen beim Wissenstransfer zu unterstützen, hat die IHK ein Angebot entwickelt: die IHK-Checkliste Wissenssicherung mit digitalen Vorlagen zum Download. In Zusammenarbeit mit Berliner Unternehmerinnen und Unternehmern entwickelt, hilft sie im Fall einer Kündigung oder eines Weggangs als praxisnahe digitale Schritt-für-Schritt-Anleitung, Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen, das sogenannte explizite Wissen, zu dokumentieren. 

Individuelle Routinen, die Arbeitsprozesse erleichtern, oder der besondere Umgang mit herausfordernden Kunden, das sogenannte implizite Wissen, können mithilfe eines Übergabegespräches dokumentiert werden. Hierfür ist ein Gesprächsleitfaden als Vorlage enthalten.