Dauer-Ping statt Produktivität: Wie Unternehmen der digitale Stressfalle entkommen können

Wie groß die Belastung zum Teil ist, zeigt der Workplace Insights Report 2026 des Berliner Unternehmens DearEmployee: 42 Prozent der mehr als 13.000 Befragten aus dem Jahr 2025 bewerten die ständige Erreichbarkeit negativ oder sehr negativ – sieben Prozentpunkte mehr als im Vorjahr. Gleichzeitig ist der Anteil derjenigen, die ihre zeitliche Flexibilität kritisch sehen, von 16 auf 24 Prozent gestiegen.

Dr. Amelie Wiedemann, Mitgründerin und Co-CEO von DearEmployee sieht vor allem beim Thema Arbeitsorganisation große Potentiale für Unternehmen: „Wenn Arbeit besser gestaltet wird, zahlt sich das aus: Es passieren weniger Fehler, es gibt weniger Krankheitstage und weniger Kündigungen, und damit sinken die Kosten für Ausfälle und Neubesetzungen.“

Aber wo können Unternehmen und Führungskräfte konkret ansetzen, um die digitale Belastung der Mitarbeitenden zu reduzieren?

Noch eine E-Mail nach Feierabend, eine Chat-Nachricht am Wochenende: Digitale Kommunikation kennt keine Öffnungszeiten. Aber müssen Unternehmen deshalb ständig auf Empfang sein? „Die Arbeitslast ist unverändert hoch, verloren gegangen ist die Kontrolle über die eigene Zeit“, sagt Wiedemann.

Unternehmen sollten deshalb verbindlich festlegen, wann und über welche Kanäle kommuniziert wird. Welche Anliegen sind tatsächlich dringend? Wie schnell wird eine Antwort erwartet? Klare Erreichbarkeitsregeln verhindern, dass aus technischer Verfügbarkeit ein permanenter Leistungsdruck entsteht.

Kaum ist eine Aufgabe begonnen, meldet sich der nächste Chat. Was wie eine kleine Unterbrechung wirkt, kann die Konzentration erheblich beeinträchtigen.
Laut einer Erhebung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) aus dem Jahr 2021 geht die berufliche Nutzung digitaler Medien bei mehr als der Hälfte der Befragten mit einem hohen, schwer zu bewältigenden Informationsaufkommen einher.

Ein Gegenmittel: feste Fokuszeiten ohne Meetings, Telefonate und unnötige Benachrichtigungen. Auch gebündelte Rückfragen und gemeinsame Kommunikationsfenster schaffen Freiräume für anspruchsvolle Aufgaben.

E-Mail, Messenger, Projektmanagement-Tool, Videokonferenz, Intranet: Digitale Helfer gibt es reichlich. Doch wenn Informationen über immer mehr Kanäle verteilt werden, kann die Abstimmung komplizierter statt einfacher werden.

Führungskräfte sollten regelmäßig prüfen, welche Anwendungen tatsächlich gebraucht werden. Wo entstehen Doppelstrukturen? Welche Informationen gehören in welchen Kanal? Eine übersichtliche digitale Infrastruktur spart Suchaufwand, reduziert Rückfragen und erleichtert die Zusammenarbeit.

Volle Kalender, drängende Deadlines und immer neue Aufgaben: Ein hoher Arbeitsaufwand bedeutet nicht automatisch hohe Produktivität. Laut Workplace Insights Report bewerten 48 Prozent der Befragten ihren Zeitdruck kritisch. Gleichzeitig berichten nur 2,7 Prozent von geringer Motivation.

„Die Debatte unterstellt, dass Beschäftigte weniger leisten wollen. Die Daten zeigen das Gegenteil“, so Wiedemann. Für Unternehmen lohnt deshalb ein Blick auf die Organisation statt allein auf die individuelle Leistung: Sind Zuständigkeiten eindeutig? Werden Aufgaben sinnvoll priorisiert? Wie viel Zeit geht für unnötige Abstimmungen verloren?

Wer Prozesse vereinfacht, Parallelaufgaben begrenzt und klare Verantwortlichkeiten schafft, kann Ressourcen gezielter einsetzen – und die Voraussetzungen für produktiveres Arbeiten verbessern.

Wer um 22 Uhr E-Mails verschickt, sendet eine Botschaft – auch ohne sie auszusprechen. Digitale Stressprävention beginnt deshalb bei der Unternehmenskultur. „Wer mehr Leistung will, muss Arbeit so gestalten, dass Menschen sie dauerhaft gesund leisten können“, betont Amelie Wiedemann.

Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen, Prioritäten transparent kommunizieren und vereinbarte Ruhezeiten respektieren. Entscheidend ist nicht, wer am schnellsten antwortet, sondern wie effizient die Zusammenarbeit funktioniert. “Digitaler Stress entsteht selten durch die Technik selbst, sondern durch fehlende Spielregeln. Hier haben Führungskräfte den größten Hebel: durch die Gestaltung von Arbeit und als Rollenmodell,” so Wiedemann.

Wie digital gesund ist unser Unternehmen?

Fünf Fragen für Führungskräfte:

• Erreichbarkeit: Ist klar, wann auf Nachrichten reagiert werden muss – und wann nicht?
• Kommunikation: Nutzen wir digitale Kanäle sinnvoll oder erzeugen zu viele Tools unnötige Abstimmungen?
• Unterbrechungen: Gibt es ausreichend Freiraum für konzentriertes Arbeiten?
• Vorbildfunktion: Respektieren Führungskräfte selbst Feierabend und vereinbarte Kommunikationsregeln?
• Arbeitsorganisation: Erfassen wir digitale Belastungen systematisch und leiten Verbesserungen daraus ab?

Wer mehrere Fragen mit Nein beantwortet, sollte die eigenen Abläufe genauer unter die Lupe nehmen.

Digitaler Stress ist nicht nur ein Wohlfühlthema. Psychische Belastungen können die Arbeitsqualität beeinträchtigen, Fehler begünstigen und langfristig die Leistungsfähigkeit gefährden.

Nach § 5 Arbeitsschutzgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, psychische Belastungen bei der Arbeit in ihrer Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen. Dazu können auch Informationsflut, häufige Unterbrechungen und ungünstig organisierte digitale Arbeitsabläufe gehören.

Für Unternehmen bietet die gesetzliche Pflicht eine Chance: Wer Belastungsfaktoren systematisch erfasst und geeignete Maßnahmen entwickelt, kann zugleich Schwachstellen in betrieblichen Prozessen aufdecken. Ob die Veränderungen greifen, lässt sich etwa anhand der Meetingzeiten, der Zahl ungeplanter Unterbrechungen oder durch erneute Beschäftigtenbefragungen überprüfen.

Denn digitale Effizienz entsteht nicht dadurch, dass alle ständig erreichbar sind – sondern dadurch, dass Menschen und Technologie produktiv zusammenarbeiten.