Wissenstransfer im Unternehmen: In 5 Schritten gegen Wissensverlust

Wissenssicherung braucht deshalb einen strukturierten Prozess. In vielen Betrieben fehlt jedoch zunächst die Orientierung: Welches Wissen muss überhaupt gesichert werden? Wer sollte daran beteiligt sein? Und mit welchen Methoden lässt es sich so dokumentieren, dass andere Beschäftigte später tatsächlich damit arbeiten können?

Die IHK Berlin hat gemeinsam mit Unternehmerinnen und Unternehmern deshalb eine „Checkliste Wissenssicherung“ entwickelt. Sie soll insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen einen einfachen Einstieg ermöglichen. Die Checkliste wurde vor ihrer Veröffentlichung in Unternehmen getestet. Die Testnutzerinnen und -nutzer bewerteten sie nach Angaben der IHK als sehr hilfreich.

Die digitale Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Unternehmen in fünf Schritten durch die Wissenssicherung. Zunächst wird identifiziert, welches Wissen für den Betrieb besonders relevant ist. Anschließend verschaffen sich die Beteiligten einen Überblick über wichtige Wissensbereiche, wählen geeignete Maßnahmen aus, planen die Umsetzung und führen den Wissenstransfer mithilfe von Best-Practice-Tipps durch.

Das Verfahren ist ohne Vorkenntnisse und Registrierung direkt anwendbar. Die Checkliste gibt zudem Hinweise darauf, wer einzelne Schritte übernehmen sollte – beispielsweise Geschäftsführung oder Beschäftigte – und welche weiteren Personen einbezogen werden sollten. Hinzu kommen Angaben zum möglichen Zeitaufwand und digitale Vorlagen zum Herunterladen.

Nicht jedes Detail muss dokumentiert werden. Vorrang sollte Wissen haben, dessen Verlust den Betrieb unmittelbar beeinträchtigen würde. Dazu können beispielsweise besondere Abläufe, wichtige Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, Erfahrungen mit Kundinnen und Kunden, laufende Projekte oder Kenntnisse über typische Probleme und deren Lösungen gehören.

Hilfreich ist deshalb die Frage: Was müsste eine Nachfolgerin oder ein Nachfolger wissen, um die Aufgabe möglichst schnell selbstständig übernehmen zu können? So lässt sich relevantes Erfahrungswissen von Informationen trennen, die ohnehin bereits in Handbüchern, Datenbanken oder anderen Systemen dokumentiert sind.

Entscheidend ist außerdem, Wissen nicht nur festzuhalten, sondern so aufzubereiten, dass andere damit arbeiten können. Je nach Aufgabe können dafür beispielsweise strukturierte Übergabegespräche, Checklisten, Prozessbeschreibungen oder gemeinsam dokumentierte Arbeitsabläufe sinnvoll sein.

Die IHK-Checkliste Wissenssicherung bietet dafür einen niedrigschwelligen Einstieg. Gerade für KMU kann sie helfen, Wissenstransfer frühzeitig zu organisieren und wertvolles Know-how im Unternehmen zu halten.