E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen und prüfen müssen

Die Pflicht ist da, doch die Prozesse sind teilweise noch nicht angepasst. Zu hoch der zeitliche und technische Aufwand, zu unübersichtlich die Vorgaben. „Je nach Größe des Unternehmens, IT-Affinität und -Kapazitäten sind die Fragen und Herausforderungen so divers wie die Unternehmerlandschaft in Berlin“, weiß Antje Maschke, Ansprechpartnerin für Fragen zur E-Rechnung bei der IHK Berlin. „Kleine Unternehmen fragen aufgrund des Kostendrucks und fehlender zeitlicher Kapazitäten nach einfachen und kostenlosen Lösungen. Andere sehen in der Digitalisierung Vorteile und stellen bereits um, obwohl sie noch nicht müssten.“

Viele Berliner Unternehmen haben ihre Rechnungsprozesse bereits digitalisiert. Doch digital bedeutet nicht automatisch e-rechnungsfähig. Eine PDF im E-Mail-Anhang reicht künftig nicht mehr aus. Die E-Rechnung soll Prozesse noch einheitlicher, digitaler und weniger fehleranfällig machen. Zugleich rücken mit der Pflicht neue Fragen in den Fokus: Wer ist verpflichtet? Welche Vorgaben gelten? Und wann ist Deadline?

Die E-Rechnungspflicht betrifft vor allem Geschäfte zwischen deutschen Unternehmen, also den inländischen B2B-Bereich. Die Pflicht gilt nicht nur für klassische Gewerbebetriebe, sondern grundsätzlich für alle unternehmerisch tätigen Akteure – auch Selbstständige, Freiberuflerinnen und Freiberufler, Vereine, Kleinunternehmer sowie Vermieterinnen und Vermieter, sofern sie unternehmerische Tätigkeiten abrechnen. 

Es wird dabei jedoch zwischen Empfangen und Ausstellen von E-Rechnungen differenziert: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nach aktueller Regelung nicht selbst ausstellen, aber grundsätzlich empfangen können. Rechnungen an private Endkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind zudem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UstG, also zum Beispiel bestimmte Finanz-, Versicherungs-, Gesundheits- oder Bildungsleistungen.

Außerdem gilt die Pflicht nur für den inländischen Rechnungsverkehr. Grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter diese nationale B2B-Pflicht.

Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung: Bei der Umstellung auf E-Rechnungen gibt es einige Vorgaben zu beachten. Für die Buchhaltung ändert sich vor allem, dass Rechnungen nicht mehr nur als Dokument geprüft und abgelegt werden, sondern als strukturierte Datensätze verarbeitet werden müssen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungen im richtigen Format vorliegen, lesbar gemacht, geprüft und dauerhaft revisionssicher aufbewahrt werden können.

„Unternehmen berichten uns von fehlerhaften Eingangsrechnungen, Problemen und Unsicherheiten bei der Validierung von E-Rechnungen und dem Umgang damit. Letztlich besteht bei Fehlern immer das Risiko, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verwehrt“, so Maschke. Auch der Umgang mit Anlagen zu Rechnungen, die Rechnungspflichtangaben beinhalten, werfe in der Praxis Fragen auf.

• Format: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, damit Rechnungsdaten automatisch ausgelesen werden können. Eine PDF reicht nicht.
• Standards: Zulässig sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, sofern sie der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Fehlerhafte Formate gelten als „sonstige Rechnung“.
• Lesbarkeit: Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen anzeigen, verarbeiten und weiterleiten kann – bei XML-Dateien kann ein Viewer nötig sein.
• Anlagen: Rechnungsrelevante Anlagen müssen korrekt eingebunden werden. Pflichtangaben gehören in den Rechnungsdatensatz, nicht nur in den Anhang.
• B2G: Bei Rechnungen an Bundesbehörden gelten zusätzliche Vorgaben, etwa die Nutzung der E-Rechnungseingangsplattform OZG-RE und Angabe der Leitweg-ID.
• Prüfung und Archivierung: E-Rechnungen sollten vor dem Versand validiert und anschließend unverändert, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden.

• seit 1.1.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, wenn sie mit anderen inländischen Unternehmen Geschäfte machen. Diese Pflicht gilt unabhängig von den Übergangsfristen für das Ausstellen von E-Rechnungen.
• bis 31.12.2026 können noch Papierrechnungen und Rechnungen als PDF ausgestellt werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
• bis 1.1.2028: Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung ein Jahr länger. Sie dürfen also bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

1. PDF ist keine E-Rechnung: Teilweise wird „elektronisch“ noch mit „PDF per E-Mail“ gleichgesetzt. Das reicht für die neue Definition aber nicht mehr aus. PDFs fallen unter „sonstige Rechnung“, genauso wie Papier-Rechnungen.
2. Empfangspflicht gilt bereits: Die Übergangsfristen können trügerisch wirken. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen nutzen – trotzdem müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. 
3. Technik allein reicht nicht: Viele Prozesse hängen nicht nur von einer Software, sondern von den transparenten Zuständigkeiten ab. Wer empfängt E-Rechnungen? Wer prüft sie? Wie werden XML-Dateien lesbar gemacht? Wie werden sie archiviert? 

Antje Maschke ist bei der IHK Ansprechpartnerin und Expertin für Angelegenheiten und Fragen rund um die E-Rechnung. Ihre 5 Tipps für Unternehmen:

„Klarheit schaffen zur Frage, ob aktuell bzw. ab wann eine Pflicht zur Umstellung besteht oder ob freiwillig vorfristig umgestellt wird. Eine Umstellung kann auch notwendig werden, wenn Vertragspartner dies einfordern.“

Seit 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht aus – jetzt kommunizieren, zentrale Rechnungsadresse festlegen, Verantwortliche benennen und eingehende XML- oder ZUGFeRD-Dateien nicht versehentlich aussortieren. 

Achtung: Eine XRechnung ist nicht automatisch komfortabel lesbar. Unternehmen können XML-Dateien mit geeigneten Tools darstellen. Auch über ELSTER gibt es einen E-Rechnungsviewer.

„Sofern Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, diesen aktiv in die Entscheidung einbeziehen.“

Klären Sie außerdem die Frage nach dem Format frühzeitig mit Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern. Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, im Profil XRECHNUNG. Auch andere strukturierte Formate können vereinbart werden, wenn die erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahiert werden können. 

„Wenn Buchhaltungs- und Steuersoftware genutzt wird, den Anbieter zu E-Rechnungs-Lösungen kontaktieren bzw. deren Lösungen testen.“

Am Markt gibt es diverse Anbieter. Achten Sie auf: Gibt es Branchensoftwarelösungen? Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis? Was kosten Updates und Services? Gibt es eine Service Hotline für Fragen und Probleme? Ist die Software kompatibel mit bereits genutzter Buchhaltungs-/ERP-Software?

„Nutzen Sie Validierungstool/-Software, um fehlerhafte E-Rechnungen zu identifizieren und zu korrigieren.“

„Nutzen Sie die Unterstützungsangebote der IHK Berlin!“

Wer bei Formaten, Fristen und Übergangsregeln den Überblick verliert, ist damit nicht allein. Gerade weil die E-Rechnung viele Details im Rechnungswesen verändert, lohnt es sich, frühzeitig Unterstützung zu suchen – zum Beispiel bei der IHK Berlin.

• Empfang klären: Gibt es eine zentrale E-Mail-Adresse oder einen festen Eingangskanal für E-Rechnungen?
• Zuständigkeiten festlegen: Wer öffnet, prüft, verarbeitet und archiviert eingehende E-Rechnungen?
• Software prüfen: Kann das genutzte Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD lesen, erstellen und weiterverarbeiten?
• PDF-Routine hinterfragen: Ist allen im Unternehmen klar, dass eine einfache PDF keine E-Rechnung ist?
• Kunden und Lieferanten ansprechen: Welche Formate nutzen Geschäftspartner? Gibt es Vorgaben für Versand und Empfang?
• Archivierung sichern: Werden E-Rechnungen vollständig, unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt?
• Übergangsfristen kennen: Ist klar, ab wann das Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellen muss? Und dass E-Rechnungen seit 2025 empfangen werden können müssen?
• Testlauf machen und auswerten: Wurde bereits eine E-Rechnung empfangen, angezeigt, geprüft und intern weiterverarbeitet? Wie lief das? Was kann noch verbessert werden?
• Fragen? Fragen!